ETİK DAVRANIŞ KURALLARI VE UYGULAMA POLİTİKASI
Bu dokümanda açıklanan Elif Kaplama Etik kuralları tüm Elif Kaplama çalışanlarını,Yönetim Kurulu Üyelerini,Hissedarlarını,Tedarikçilerini,Aracıları,Yüklenicileri ve tüm birlikte iş yapılan üçüncü tarafları kapsar.Bahsedilen tüm tarafların Elif Kaplama Etik Kuralları’na uymaları beklenir. Elif Kaplama Etik Kuralları’nın tüm çalışanlara bildirilmesi,çalışanların bu kurallara gerekli önemi vermelerinin sağlanması ve bu kurallara uyulması konusunda gerekli çaba ve liderliğin gösterilmesi Elif Kaplama ve iştiraklerinde görev yapan yöneticilerin asil görev ve sorumlulukları arasındadır. Elif Kaplama etik kurallar dökümanının son versiyonunun çalışanlar tarafından okunduğunu, anlaşıldığını ve uygulama taahhüdünü belgelendirme sorumluluğu çalışanın üst amirine aittir.
1 ELİF KAPLAMA ÇALIŞAN İLİŞKİLERİ
Elif Kaplama
- Çalışanlarına değer verir ve çalışan haklarına saygılıdır.
- İşe alma ve istihdamda tek ölçü olarak işe uygunluk vasfını arar ve ayrımcılık yapmadan fırsat eşitliği sağlar.
- Çalışanların yeteneklerinden, gücünden ve yaratıcılığından azami fayda sağlamayı amaçlar.
- Adil ve rekabetçi ücret politikaları, etkin ve objektif performans değerlendirme sistem ve uygulamaları ile başarıyı ödüllendirir.
- Yükselme ve ödüllendirme fırsat eşitliği sağlayarak çalışanların şirkete olan bağlılığını artırmayı amaçlar.
- Çalışma başarısının sürekliliğini sağlar.
- Çalışanlara temiz, sağlıklı ve güvenli çalışma koşulları sağlar.
- İşbirliği ve dayanışmanın en önemli unsur olduğu şeffaf ve karşılıklı saygıyı teşvik eden ,çalışma ortamını yaratır ve kalıcı kılar.
- İşyerinde tacize hiçbir şekilde müsaade etmez.
- Çalışanların görüş ve önerilerini değerlendirir, yanıtlar ve motivasyon artırıcı tedbirler alır.
- Çalışanlar ile ilgili özel bilgileri, hukuki zorunluluk haricinde, çalışanın izni ve bilgisi olmadan üçüncü şahıslarla paylaşamaz.
- İnsan haklarına, Anayasal örgütlenme ve Toplu Sözleşme haklarına saygılıdır.
- Çocuk işçi çalıştıramaz ve çalışmasını kabul edemez.
Elif Kaplama’nın Elif Kaplamalılar ile ilişkilerini yönlendiren prensipler aşağıda sıralanmıştır:
2.1 Hissedar İlişkileri:
- Hissedarların yasalarla belirlenmiş hak ve çıkarlarını korumak.
- Hissedarlarının sağladığı kaynakların karşılığı olarak değer yaratılması ve azami gayreti göstermek.
- Hissedarlarına ve kamuya, şirketlerle ilgili olarak, açıklanması gereken hususların tam zamanında ve doğru bir şekilde duyrulmasını sağlamak.
- Şirketin güven ve dürüstlük ilkeleri çerçevesinde yönetilmesini sağlamak sürdürülebilir büyüme karlılığı hedef alarak ,şirket kaynaklarını, varlıklarını ve çalışma zamanını verimlilik bilinciyle yönetmek.
2.2 Yasalara uyum ve hukuki işlemler:
- Faaliyet alanına giren tüm konularda yasalara, Türkiye Cumhuriyeti’nin taraf olduğu uluslararası anlaşmalara, politikalarına ve çalışma ilkelerine uygun hareket etmek.
- Tüm işletme faaliyetlerini ve muhasebe sistemini yasalara göre tam ve uygun bir biçimde yönetmek, kayıt altına almak, raporlamak.
- Diğer kişi ve kuruluşlarla yapılan sözleşmelerin , kanunlara ve etik kurallara uygun, açık ve anlaşılır olmasını esas almak.
- İmza sirkülerinde veya ilgili özel yetki belgesinde belirtilen esaslara ve sınırlara uygun olarak yetkilendirilenler dışında herhangi bir çalışanın Elif Kaplama’yı taahhüt altına koyacak herhangi bir işlemde bulunmasını engellemek.
- Müşteriler için değer yaratmak, talep ve gereksinimlerini en üst düzeyde karşılamak.
- Kaliteli ürün ve hizmetler sağlamak ve istikrarlı politikalar izlemek.
- Müşteriler ile ilişkilerde uzun vadeli bir güven ortamı oluşturmak.
- Müşterilere yanıltıcı ve eksik bilgi vermemek.
- Tedarikçiler ile iş ilişkilerinde karşılıklı değer yaratmak.
- Tedarikçiler ile iletişimi açık, doğrudan ve doğru şekilde yürütmek.
- Tedarikçi seçiminde objektif kriterler ile karar vermek.
- Tedarikçi tarafından talep edilen makul gizlilik ve iş güvenliği kurallarına uymak.
- Mevzuatın izin verdiği sınırlar dışında, rakiplerle ya da diğer kişi ya da kuruluşlarla, doğrudan ya da dolaylı olarak rekabeti engelleme, bozma ya da kısıtlama amacını taşıyan veya bu etkiyi doğrudan yahut doğurabilecek nitelikte olan anlaşmalar ve uyumlu davranışları hangi şeklide olursa olsun yapmamak,(bu hususta yasa ile ilgili mevzuat çerçevesinde Elif Kaplama’ya tanınan istisnalar saklıdır.)
- Belirli bir piyasada tek başına ya da diğer teşebbüslerle birlikte hakim durumunda olduğu durumlarda, bu hakim durumunu kötüye kullanmamak.
- Rakipler ile piyasa ve/veya rekabet koşullarını birlikte belirlemeye yönelik görüşme ve bilgi alışverişi yapmamak. Şirket’i temsilen katılınan dernek, meclis, oda, meslek birlikleri v.b. toplantılar ile diğer özel veya mesleki toplantı ve görüşmelerde yukarıda belirtilen durumlara yol açabilecek veya bu şekilde nitelenebilecek her türlü görüşme ve işlemlerden kaçınmak.
2.6 Kalite:
- Müşteri memnuniyeti ve dünya klasında üretim amacıyla süreçlerinde mükemmel olmayı hedeflemek.
- Elif Kaplama’lıların kalite kültürüne katılımını, bu konudaki yetkinliğini ve yaratıcılığını desteklemek.
- Ürünlerin ve hizmetlerin kalite seviyesini sürekli geliştirerek en rekabetçi düzeye yükseltmek.
- Gelişen üretim teknolojisi ve müşteri beklentilerine göre kalite yönetim sistemini güncellemek ve müşteri odaklı cevaplar vermek.
- Kalite ve maliyet hedeflerine ulaşmak amacıyla süreçlerinin sürekli etkin olmasını ve verimliliğin artmasını sağlamak.
2.7 Çevre:
- Her türlü atık bertaraf işlemini bir doğal kaynak kaybı olarak algılayarak kirliliği kaynağında önleyecek yöntemleri geliştirmek.
- Süreçlerinde çevre ile bağlantılı tüm yasal şartları ve diğer çevre koruma yükümlülüklerini yerine getirmek.
- Çalışanlarını ve iş ortaklarını eğiterek çevre koruma bilincini arttırmayı, doğal kaynak ihtiyacını, enerji kayıplarını ve atıkları en aza indirmeyi hedeflemek.
3 ÇALIŞANLARIN UYMASI GEREKEN ETİK DAVRANIŞ KURALLARI
Elif Kaplama çalışanlarından beklenenler aşağıda sıralanmıştır.
- Yasalara daima uymak.
- Temel ahlaki ve insani değerler çerçevesinde görevlerini yerine getirmek.
- Tüm ilişkilerinde karşılıklı yarar sağlamak amacıyla hakkaniyetli, iyi niyetli ve anlayışlı davranmak, her ne amaçla olursa olsun kişi ve kuruluşlardan hiçbir şekilde haksız kazanç sağlamamak, rüşvet veya kolaylaştırma ödemesi almamak ve vermemek.
- Sürdürülen görevlerde, ilgili Etik kurallar ve bu kuralları destekleyen tüm uygulama prensiplerine uygun olarak hareket etmek, iş ve özel yaşantılarında Elif Kaplama itibarını zedeleyecek davranışlardan kaçınmak.
- Açıkca yetkilendirilmedikçe şirketi taahhüt altında bırakacak bir davranışta beyanda ya da yazışmada bulunmamak.
- Diğer çalışanları rahatsız edecek ve/veya zarara uğratacak davranışlarda bulunmamak, iş ve ahengi bozmamak. Şirketin bilgi ve bilgi sistemleri de dahil olmak üzere, tüm maddi ve gayri maddi varlıklarına şahsi malı gibi özen göstermek, bunları olası kayıp ,zarar, yanlış kullanım, suiistimal, hırsızlık, ve sabotajlara karşı korumak.
- Şahsi çıkar ve/veya siyasi aktivite ve çıkar için mesai zamanını ve şirket kaynaklarını doğrudan ve dolaylı olarak kullanmamak.
- Ürünlerine sahip çıkmak ve satış sonrası da müşterilerinin yanında olmak.
- Mesleğine veya uzmanlığına giren konularda çalışanın kazanç elde ederek, Elif Kaplama dışında bir kurum veya kuruluşta görev alması, dışarıdaki bir işte çalışabilmesi Elif Kaplama onayına bağlıdır.
- Çalışanlar rahatsızlık duydukları hususlar hakkında organizasyonel yapıdaki silsile itibariyle sorumlu-yöneticilerini bilgilendirirler. Sonuç alamadıkları takdirde bir üst yetkiliye ilgili konuları yazılı bildirmelidirler.
3.1 Varlık ve bilgi:
3.1.1 Fikri Mülkiyet Hakları:
- Yeni geliştirilen ürün, süreç yazılımların fikri mülkiyet haklarını teminat altına alabilmek için yasal olarak işlemlerin zamanında başlatılmasını tamamlanmasını sağlamak.
- Elif Kaplama çalışanlarının Elif Kaplama’daki çalışmaları esnasında ortaya çıkardıkları her türlü fikri ve sinai haklarının sahibinin ElifKaplama olduğunun bilincinde hareket etmek ve bu haklarının ihlaline karşı duyarlı davranmak.
- Diğer firmalara ait patent, telif hakları, ticari sırlar, marka, bilgisayar programları ya da diğer fikri ve sinai mülkiyet haklarının –bilerek-yetkisiz kullanımlarından kaçınmak.
- Yaptıkları buluşları Elif Kaplama prosedürlerine uygun olarak belgeleyerek Elif Kaplama’ya bildirmek ve Elif Kaplama’nın yazılı onayı olmadan üçüncü kişilerle paylaşmamak.
3.1.2.Bilgi Yönetimi:
- Tüm yasal kayıtların sağlıklı bir şeklide tutulmasını sağlamak.
- İşin normal akışı içinde resmi kurumlardan gelen her türlü bilgi ve belge taleplerine ilgili bölümlerce cevap verilmesini sağlamak.
- Üçüncü kişilerden gelen şirket içi gizli kategorisine giren bilgi taleplerini, üst yönetim onayı olmadan cevaplamamak.
- Şirketin açıkladığı beyan ve sunduğu raporların gerçeğe uygun olması için gerekli titizliği göstermek, çalışanların iş ile ilgili kullandıkları her türlü belge Elif Kaplama’ya aittir.
- Söz konusu belgeler Elif Kaplama prosedürlerine uygun olarak saklanır veya yok edilir.
3.1.3. Varlık Yönetimi:
- Şirket varlıklarının korunmasına ve verimli kullanılmasına özen göstermek, çalınmasını veya zarara uğramasını önlemek için her türlü tedbiri almak.
- Şirketin çalışanları kendilerine zimmetli olan varlıklardan ve kullanımları sırasında kendilerinden kaynaklanan zararlardan sorumludur.
3.1.4 Güvenlik ve kriz yönetimi :
- Olası terör, doğal afet ve art niyetli girişimlere karşı şirket çalışanlarını, bilgi ve bilgi sistemlerini, fabrika ve idari tesislerim koruması için gerekli tedbirleri almak.
- Terör afet v.b. olması durumunda oluşturulacak acil kriz yönetimi ile ilgili gerekli kriz planlamasını yapmak, bu yolla kriz anında minimum kayıpla işin sürekliliğini sağlamak.
3.1.5. Gizlilik:
- Elif Kaplama’ya ait mali ve ticari sırların, rekabetçi gücünü zayıflatacak bilgilerin, personel haklarının ve bilgilerinin, iş ortaklarıyla olan anlaşmaların ‘’gizlilik’’ çerçevesi içinde olduğu bilinci ile hareket etmek, bunların korunmasını ve gizliliğini sağlamak.(Bknz: FR-STA-07 Gizlilik Sözleşmesi)
- İş gereği önerilen bilgileri ve haiz oldukları belgeleri, her ne amaçla olursa olsun kurum içi ve dışındaki yetkisiz kişi ve mercilerle paylaşmamak, spekülatif amaçlı (doğrudan veya dolaylı olarak) kullanmamak.
- Çalıştıkları şirketler ve bunların müşterileri ve iş yaptığı diğer kişi ve şirketler ile ilgili kamuya açık olmayan bilgileri hiçbir şekilde öngörülen amaç dışında kullanmamak, gerekli izinleri almadan üçüncü kişiler ile paylaşmamak. Önceki işverenlerine ait gizli nitelikteki bilgi ve belgeleri Elif Kaplama’ya ya da diğer çalışanlara açıklamamak, ve çalışanlardan da bu tip bilgileri açıklama hususunda talepte bulunmamak.
3.2. Çıkar Çatışmasından Kaçınmak:
Çıkar çatışması; çalışanların görevlerini tarafsız bir şekilde icra etmelerini etkileyen ya da etkileyebilecek ve kendilerine, yakınlarına, arkadaşlarına ya da ilişkide bulunduğu kişi ya da kuruluşlara sağlanan her türlü menfaati ve onlarla ilgili maddi ya da herhangi bir şahsi çıkara sahip olmaları halini ifade eder.
3.2.1. Temsil ve Organizasyon Davetlerine Katılım:
İş ilişkisi içerisinde bulunan veya bulunulma potansiyeli taşıyan kişi veya kurumların gerçekleştirdiği, karar almada etkileyici olan veya öyle algılanabilecek organizasyon ve faaliyetlere katılım için Elif Kaplama’nın onayı aranır.
3.2.3. Hediye Alma ve Vermek:
Elif Kaplama ile iş ilişkisi kurmak ya da sürdürmek isteyen özel ya da resmi kişi ve kuruluşlarla olan ilişkilerin yürütülmesinde;
- Promosyon niteliğindeki malzemeler dışında, bir usulsüzlüğün varlığı izlenimi yaratan, bağımlılık ilişkisine neden olabilecek ya da öyle algılanabilecek herhangi bir hediyeyi kabul ve teklif etmek.
- Tedarikçilerden müşterilerden ve üçüncü kişilerden uygunsuz olarak algılanabilecek, hiçbir indirim ya da menfaat talep etmemek, üçüncü kişilere teklif etmemek, teklif edildiğinde kabul etmemek.
3.2.4. İşten Ayrılanların Elif Kaplama ile İş Yapması:
Şirketteki görevinden ayrıldıktan sonra kendisi bizzat şirket kurarak ya da bir şirkete ortak olarak Elif Kaplama’da satıcılık, yüklenicilik. Danışmanlık, komisyonculuk ,temsilcilik, bayilik veya benzeri şekillerle iş yapmak olumsuz algılamalar oluşturabilecek dikkat edilmesi gereken çok önemli bir husustur.
Böyle bir sürecin öncesi ya da sonrasında şirket menfaatleri çerçevesinde hareket edilmesi, ahlaki ve etik kurallara riayet edilmesi, süreç öncesi ve sonrasında çıkar çatışmalarına izin verilmemesi gerekir.
Uygunsuz bir durum söz konusu ise ilgili şahıslarla ticari ilişki kurulmamalıdır. İstisnai haller dışında olumsuz algılamaları önlemek üzere eski çalışan ile bu tür ticari ilişkilerin kurulması önlenmelidir.
4 İŞÇİ SAĞLIĞI VE İŞ GÜVENLİĞİ
- Elif Kaplama iş sağlığı ve güvenliği konusundaki tüm yasal ve diğer yükümlülükleri karşılayarak iş sağlığı/güvenliği iyileştirme etkinliklerini tüm çalışanların ortak sorumluluğu olduğu ilkesini benimser, tüm faaliyetlerinde iş güvenliği yaklaşımını kullanır.
- Elif Kaplama iş yerinde ve iş başında, işçi sağlığı ve iş güvenliğini tam anlamıyla sağlamayı hedeflemiştir. Çalışanlar bu amaçla konulan kural ve talimatlara uygun hareket ederler ve gerekli önlemleri alırlar.
- Çalışanlar, işyeri ve/veya işçiler bakımından tehlike arz eden veya yasa dışı nitelikteki hiçbir eşya ya da maddeyi işyerinde bulundurmayacaklardır.
- Çalışanlar; geçerli bir doktor raporuna istinaden bulundurulanlar hariç, iş yerinde uyuşturucu, bağımlılık yapıcı, akli veya fiziksel melekeleri kısıtlayıcı ya da ortadan kaldırıcı maddeleri bulundurmayacak, kullanmayacak, bu tür maddelerin etkisi altındayken iş yerinde ve iş kapsamında çalışma yapmayacaklardır.
5 SİYASİ FAALİYET YASAĞI
Elif Kaplama siyasi partiler, politikacılar ya da siyasi adaylara bağış yapamaz.Bu konularda iş yerlerinin sınırları içerisinde gösteri, propaganda ve benzeri maksatlı faaliyetlere izin verilemez. Şirket kaynakları (araç.bilgisayar, e- posta gibi) siyasi amaçlı tahsis edilemez.
6 ETİK DAVRANIŞ KURALLARI UYGULAMA PRENSİPLERİ
Çalışanlar şirketin tabi olduğu yasa, mevzuat veya kuralların ihlal edildiğini öğrenir veya şüphelenirse bunu üst amirine (ilk yöneticisine) e-mail ile yazılı olarak iletmekte yükümlüdür.
Kişinin, işyerindeki huzuru ya da iş ilişkilerini olumsuz yönde etkileyecek şekilde yaptığı bildirimin 3. Şahıslara ifşa edilmesi kesinlikle önlenecektir. Bildirim mekanizmasının şirket menfaati doğrultusunda olması gözetilmelidir.
Bildirimde bulunanın, ihbar edilen hakkında dedikodu yapması veya kariyerini olumsuz etkilemeye çalışması gibi niyetlerden arınmış olması çok önemli bir husustur. Bu bakımdan ihbar ve soruşturma sürecinde gizlilik, objektiflik ve etik kurallara uyum son derece kritik bir konudur. Hem bildirimde bulunan hem de konuyla ilgili süreci yöneten kişilerin bu konuya azami önem ve dikkat göstermesi zorunludur.
Yalan ve/veya iştira niteliğinde kasıtlı bildirimler tespit edildiğinde etik kural ihlali olarak yorumlanır.
6.2.Disiplin Uygulaması:
Etik davranış kuralı ihlali sonrasında aşağıdaki disiplin cezaları uygulanır.
- Eğer bilerek yaptığı tespit edilen bir suistimal söz konusu ise işten çıkarmaya (iş kanunun ilgili maddeleri uyarınca) varan yaptırım uygulama ve gerekli görülürse kanuni işlem başlatma.
- Bilerek haksız menfaat sağlayan kişinin, geçmişte yaptığı faydalı işler alınan karar üzerinde kısmen veya tamamen bir af sebebi oluşturamaz. Suistimal yoksa ya da dikkatsizlik veya bilgisizlikten doğan ihmal söz konusu ise olayın etkisine uygun sözlü veya yazılı uyarı verilir.
6.3. Yürütme ve Denetim:
- Yukarında tanımlanan tüm faaliyetlerde uyulması gereken etik kuralların işleyişi Elif Kaplama bünyesinde oluşturulmuş Etik Kurul tarafından yönetilir.Bu kurul bölüm yöneticilerin tarafından oluşmaktadır.Etik Kurul ilgili faaliyetleri konusunda kişi ve/veya kişileri görevlendirebilir ve gerekli önlem alınmasını sağlar.
- Elif Kaplama şirket politikasına ilişkin uygulama ve yaptırımlar, iş sözleşmeleri Elif Kaplama yönetmeliğiyle ilgili tamim ve prosedürlerle belirlenmiştir.